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5 formas en que el correo electrónico le cuesta a tu empresa

OPERACIONES

Se supone que el correo electrónico es un gran potenciador de la productividad. Es la forma en que nos llega el trabajo y en que hacemos peticiones a los demás. Sin embargo, debido a la forma en que la mayoría de nosotros utilizamos esta herramienta, se ha convertido en un gran distractor.

Si eres un líder y permites que los miembros de tu equipo utilicen el correo electrónico sin ofrecerles directrices y barandillas, básicamente estás socavando su capacidad para lograr los resultados más importantes de tu equipo con el menor estrés posible. Es probable que las distracciones del correo electrónico te cuesten miles de euros al año.

He formado a líderes y a otras personas en todo el mundo, y puedo decirte con confianza que, aunque la mayoría de los líderes tienen las mejores intenciones, a menudo sabotean la productividad del equipo al no establecer explícitamente las expectativas en torno a la comunicación por correo electrónico. He aquí 5 errores comunes:

1. Los líderes tratan el correo electrónico como una herramienta de sincronización

La gran mayoría de los líderes utilizan el correo electrónico como una herramienta sincrónica. Por «síncrona» me refiero a hacer un comentario y esperar una respuesta inmediata. En una llamada de Zoom o por teléfono, por ejemplo, si haces una pregunta, es razonable esperar una respuesta en tiempo real.

Las plataformas de comunicación asíncrona son aquellas en las que podemos plantear una pregunta y no esperar una respuesta instantánea. Estas plataformas nos dan tiempo para pensar la pregunta y elaborar una respuesta más deliberada. Si grabas un screencast que narras y luego envías a un compañero, estás compartiendo información sin anticipar una reacción en cuestión de minutos.

El problema es que, en la mayoría de las empresas, el correo electrónico se trata como una plataforma de comunicación sincrónica, cuando en realidad es una herramienta de comunicación asincrónica. Sin embargo, como se trata como una herramienta sincrónica, los empleados se sienten presionados para responder a los mensajes entrantes casi al instante. Cuando los miembros de nuestro equipo no responden rápidamente a nuestras consultas por correo electrónico, podemos considerarlo una respuesta deficiente e impacientarnos, o incluso enfadarnos con ellos. Pero si lo pensamos objetivamente, nos damos cuenta de que los profesionales reciben cientos de correos electrónicos al día. Esperar que traten cada mensaje como una emergencia crea una cultura de urgencia y mina la productividad.

2. La rapidez de respuesta se convierte en una métrica inadvertida

En la mayoría de las organizaciones, me parece que no sólo se espera que los agentes de atención al cliente y los directivos, sino también la mayoría de los empleados, comprueben y respondan constantemente a los mensajes de correo electrónico entrantes entre cada reunión y a lo largo del día. Aunque no se les haya ordenado explícitamente que lo hagan, es una creencia generalizada.

Todo el mundo asume que una respuesta más rápida de los empleados equivale a un mejor servicio al cliente. Pero esto es simplemente falso, y ¿es la velocidad realmente la métrica con la que quiere competir? Cualquiera puede ser rápido.

En cambio, los miembros de tu equipo pueden diferenciarse de tus competidores y evitar errores costosos reduciendo la velocidad, agrupando el correo electrónico periódicamente a lo largo del día y elaborando respuestas reflexivas y deliberadas tanto para las partes interesadas internas como externas. Entre medias, pueden realizar otras tareas importantes sin distraerse.

Animo a los líderes como tú a diferenciar las expectativas de correo electrónico en función de la función. Dicho esto, también te insto a que consideres cómo los empleados -incluso los que ocupan puestos de cara al cliente- pueden hacer que tu empresa parezca mejor a largo plazo trabajando de forma reflexiva en lugar de rápida. Al aprovechar el capital de reputación de tu empresa, es más probable que tus clientes experimenten una verdadera satisfacción.

3. Los líderes no permiten a los miembros del equipo dar rienda suelta a su genio

Cuando los miembros de nuestro equipo temen constantemente perder un correo electrónico importante, no pueden concentrarse plenamente en sus tareas más importantes. Sin embargo, el hecho de no centrar toda su atención en su trabajo más importante significa que tus trabajadores no pueden dar rienda suelta a la capacidad intelectual para la que les contrataste en un principio. Yo llamo a esto «liberar su genio«.

¿Por qué querría que tu brillante diseñador gráfico o tu avispado analista de datos estuvieran constantemente escaneando sus teléfonos móviles o su segundo monitor de sobremesa por si acaso un compañero tiene una petición urgente? Sin embargo, así es como funcionan la mayoría de los trabajadores del conocimiento: con un zumbido subyacente de estrés y miedo a que llegue un correo electrónico.

Además, lo que crea ansiedad y distracción no es la llegada real de un correo electrónico importante, sino la posibilidad de que llegue.

4. Los líderes se comunican por correo electrónico 24/7

Tus empleados directos no pueden concentrarse plenamente en su trabajo debido al estrés anticipado de un correo electrónico entrante, y el zumbido de ansiedad continúa cuando tus trabajadores llegan finalmente a casa agotados, exhaustos y necesitados de descanso.

Si alguna vez has enviado un correo electrónico a los miembros de tu equipo fuera del horario laboral, puedes estar seguro de que están escaneando sus dispositivos cuando llegan a casa, por si acaso.

Esto es problemático porque los estudios demuestran que, fuera del horario laboral, lo mejor que pueden hacer los trabajadores del conocimiento por su trabajo es no trabajar. Nuestros cerebros necesitan tiempo libre y, sin él, nuestra productividad cae en picado.

Todos los miembros del equipo, tú incluido, necesitan tiempo para desconectar completamente del trabajo y recargar las pilas. De lo contrario, empezamos a desengancharnos del trabajo y, en última instancia, a quemarnos.

5. Los líderes no se dan cuenta de que los correos electrónicos fuera de horario perjudican a las familias

Los estudios demuestran que el impacto del correo electrónico fuera del horario laboral no sólo perjudica a tus compañeros, sino también a sus parejas. Al estar distraídos en casa, los miembros de tu equipo no se centran plenamente en su vida personal y, según demuestran los estudios, sus relaciones se resienten por ello.

Esto es un problema para ti y para tu organización. El empleado que es más feliz en su vida personal es más probable que sea más feliz en el trabajo y viceversa. Y los empleados más felices suelen ser más productivos.

Cómo crear una política de comunicación de empresa

Así que, teniendo todo esto en cuenta, ¿cómo crear una política de comunicación de empresa que ponga el correo electrónico en el lugar que le corresponde como potenciador de la productividad y no como distractor de la misma?

  • Deberás implantar una política de comunicación empresarial que trate el correo electrónico como una herramienta asíncrona.
  • Piensa en cómo deben utilizar el correo electrónico los trabajadores del conocimiento que desempeñan distintas funciones en tu empresa.
  • Disuade a los empleados de tener un segundo monitor en sus mesas, a menos que necesiten el «espacio» extra para realizar una tarea. (En lugar de comprobar las comunicaciones entrantes a medida que llegan, que es como la mayoría de los profesionales utilizan su segundo monitor).

Este artículo se publicó primero en Vistage UK, puedes leer la versión original en inglés aquí.